Sinds enkele jaren hebben ziekenhuizen integraal capaciteitsmanagement omarmd. Een begrijpelijke keuze, want de maatschappij is volop in ontwikkeling en daarmee ook de vraag naar en het aanbod van zorg. Door te sturen op capaciteit kunnen we de patiënt centraal blijven stellen en kwalitatief hoogwaardige zorg leveren, terwijl we de kosten onder controle houden. Maar wat verstaan we precies onder integraal capaciteitsmanagement?
Integraal capaciteitsmanagement is het continu matchen van vraag naar en aanbod van zorg. Dit omvat drie stappen:
Allereerst bepaal je hoeveel capaciteit je nodig hebt om patiëntenstromen in je ziekenhuis op te vangen. Daarbij ga je niet uit van vooraf vastgestelde gemiddelden, maar van de variabiliteit in je patiëntaanbod welke, zoals het woord al zegt, nogal uiteen kan lopen. De ene patiëntengroep is de ander niet en je hebt te maken met externe factoren die de grootte van een patiëntenstroom kunnen beïnvloeden.
Vervolgens probeer je de variabiliteit te reduceren. Oftewel de pieken en diepe dalen er een beetje uit te halen. Dit doe je door te analyseren welke patiënten je behandelt, naar welke afdelingen ze uitstromen, wat hun verwachte ligduur is en hoe ze verdeeld zijn over bijvoorbeeld het OK-schema. Opereert op maandag de urologie, op dinsdag de chirurgie en op woensdag de orthopedie, dan weet je dat maandag aan het eind van de middag de verpleegafdeling urologie overvol ligt. Op dinsdag gaan de eerste patiënten met ontslag en op woensdag volgen er nog meer, waardoor de afdeling woensdagmiddag vrijwel leeg is. Verdeel je je patiënten en specialismen slimmer over het OK-schema, dan creëer je een gelijkmatigere uitstroom in de kliniek. Dat leidt tot meer service en kwaliteit voor de patiënt én tevreden medewerkers, want de werkdruk op de verpleegafdelingen wordt beter verspreid over de week.
Het is inherent aan de zorg dat er altijd een zeker mate van variabiliteit overblijft. Om daar optimaal mee om te gaan, is de derde stap in integraal capaciteitsmanagement het verhogen van de flexibiliteit van je zorgproces. Het helpt bijvoorbeeld als je een chirurg kunt inzetten voor meerdere soorten operaties, zodat je de diverse patiëntgroepen beter over de week kunt spreiden. Ook kan een pool met flexibel in te zetten verpleegkundigen knelpunten oplossen. Dit soort maatregelen helpt het hollen of stilstaan terug te brengen dat zo kenmerkend is voor de zorg.
Waarom is integraal capaciteitsmanagement nodig?
Ziekenhuizen staan momenteel voor meerdere uitdagingen. Door de vergrijzing neemt de zorgvraag toe en wordt complexer van aard. Tegelijkertijd is er schaarste aan gekwalificeerd zorgpersoneel. Daarnaast komen er steeds meer behandelmogelijkheden door technologische en digitale ontwikkelingen, maar moet de zorg wel voor iedereen toegankelijk en betaalbaar blijven. Sterker nog, met zorgverzekeraars worden jaarlijks afspraken gemaakt over het volume en de prijs van de in te kopen zorg. Dan is het essentieel dat je je capaciteit inzichtelijk hebt en efficiënt en verantwoord benut. Ziekenhuizen kunnen dus niet meer om integraal capaciteitsmanagement heen.
Het matchen van zorgvraag en -aanbod is echter allesbehalve makkelijk, vanwege continue fluctuaties. Het overgrote deel van de zorgvraag is namelijk onvoorspelbaar. Een dag sneeuw of ijzel en de SEH zit vol met mensen met botbreuken. Op een mooie zomerse dag is het niet anders als iedereen massaal de natuur in trekt. Of neem het griepvirus. Dat heeft niet alleen invloed op de zorgvraag, ook het ziekteverzuim kan er plots sterk door stijgen, waardoor het op afdelingen spaak loopt. Maar de onvoorspelbaarheid kan ook minder voor de hand liggen.
Het proces stroomlijnen en optimaliseren
Neem het aantal blindedarmontstekingen. In Nederland wordt deze diagnose jaarlijks veertigduizend keer gesteld. Dat komt neer op gemiddeld 1,4 keer per dag per ziekenhuis. In werkelijkheid is die verdeling natuurlijk niet zo mooi. Een ziekenhuis krijgt bijvoorbeeld drie dagen op rij nul patiënten met een blindedarmontsteking binnen en dan opeens vier. Hoe organiseer je dat? Ga je dan drie dagen je capaciteit niet benutten en je vervolgens een dag helemaal suf werken? Dat is niet wenselijk. Met capaciteitsmanagement kun je dit proces stroomlijnen en optimaliseren. Door je capaciteit inzichtelijk te hebben en met alle mogelijke beïnvloedende factoren rekening te houden, heb je je bedrijfsvoering onder controle en kom je niet voor verrassingen te staan.
Wat levert integraal capaciteitsmanagement op?
Capaciteitsmanagement creëert ruimte. Hoe je vervolgens die ruimte benut, bepaal je als ziekenhuis. Je kunt het teruggeven als service aan je patiënten, doordat je kortere wachttijden en doorlooptijden kunt realiseren en kwaliteitsverbeteringen kunt doorvoeren. Je kunt het ook teruggeven aan je medewerkers in de vorm van een betere spreiding van de werkdruk. De perceptie van hoge werkdruk ontstaat namelijk vaak op één of enkele momenten. Als het dinsdag op de verpleegafdeling orthopedie zo druk is dat het voor de verpleegkundigen voelt alsof ze geen controle over de situatie hebben, dan drukt dat een stempel op de hele week. Je kunt er ook voor kiezen om de ruimte aan je ziekenhuis terug te geven in de vorm van doelmatigheid.
Kortom: wat integraal capaciteitsmanagement je uiteindelijk oplevert, maakt onderdeel uit van de keuzes die je als ziekenhuis maakt.
