Het belang van goede verpleegkundige inzet

8 tips voor een werkbare capaciteitsbegroting

Zo rond het vierde kwartaal van het jaar zijn ziekenhuizen druk met het opstellen van de begroting voor het komende jaar. Het is elk jaar weer een uitdaging om de begroting sluitend te krijgen en de zorgmanagers te voorzien van een gevulde portemonnee waarmee zij doelen en ambities van het komende jaar kunnen waarmaken. Het grootste deel van deze portemonnee wordt besteed aan personeel. In deze blog geef ik praktische tips over het begrotingsproces van verpleegkundige capaciteit, momenteel één van de meest schaarse resources.

De verpleegkundigen vormen de grootste beroepsgroep en één van de grootste kostenposten voor het ziekenhuis. Het is dus voordehandliggend om deze pot als sluitpost te gebruiken. Er is vast nog wel ruimte voor verbetering, waardoor we de formatie kunnen aanscherpen (en alvast kunnen inboeken). En daarbij komt; vorig jaar is het toch ook gelukt met deze formatie?

Maar wanneer is de formatie nu echt te krap? Waar ligt die ondergrens? Dat is een lastige vraag. Het financiële effect is direct zichtbaar; we geven teveel geld uit. Het effect voor patiënt en medewerker laat vaak langer op zich wachten, is minder concreet en dus moeilijker te managen.

Krapte kan leiden tot sterfgevallen

Er is veel wetenschappelijk onderzoek gedaan naar het effect van verpleegkundige inzet op uitkomsten. Hierbij is de relatie onderzocht tussen de inzet van verpleegkundigen en verpleegsensitieve indicatoren. Dit zijn de uitkomsten die het meest beïnvloed worden door verpleegkundig handelen. En wat blijkt; er bestaat een duidelijke relatie tussen de inzet van verpleegkundigen met o.a. sterftecijfers, valincidenten, ligduur, niet verleende zorg, mate van burn-out en medewerkerstevredenheid van verpleegkundigen. De review van Kane e.a. (2007) stelt zelfs dat een toename van acht uur verpleegkundige inzet per verpleegdag: vijf sterftegevallen voorkomt per duizend IC opnamen, vijf per duizend patiënten van beschouwende specialismen en zes per duizend patiënten van snijdende specialismen.

Ook het opleidingsniveau doet ertoe. De inzet van hoger opgeleide verpleegkundigen leidt doorgaans tot betere uitkomsten van zorg. De basis van verpleegkundige inzet lijkt eenvoudig: niet teveel en niet te weinig, maar wanneer is de begroting goed? Ook de literatuur beantwoordt deze vraag (nog) niet en juist het ontbreken van die antwoorden maakt capaciteitsmanagement zo relevant!

8 tips voor de capaciteitsbepaling van verpleegkundigen

  1. Beoordeel de totale vraag bestaande uit ligdagen én werklast. Ondanks dat er vorig jaar minder patiënten zijn behandeld in ziekenhuizen en poliklinieken, stegen de personele kosten met 2,1%. De rekensom lijkt eenvoudig: 2,1% minder productie = 2,1% minder personeel. Echter, de comorbiditeit, complexiteit en intensiteit van zorg neemt toe. Minder productie betekent dus niet direct minder werk!
  2. Ga in gesprek over de ontwikkelingen rondom productie en werklast met de expert van de werkvloer; artsen, verpleegkundigen, teamleiders, etc. Worden er nieuwe behandelmethoden geïntroduceerd? Of wordt er zorg verplaatst, bijvoorbeeld van een klinische naar een dagopname? Dit heeft direct effect op de benodigde capaciteit per afdeling.
  3. Erken het verschil in werklast tussen patiëntengroepen en voorkom hiermee (zoveel mogelijk) dat degene die het hards roept het meest krijgt. Met de EBS-methodiek bereken je eenvoudig op basis van een aantal parameters de werklast per afdeling en kom je tot passende verpleegnormen.
  4. Hanteer een reële bruto-netto factor. Te vaak zien we, dat deze factor gebruikt wordt om de formatie te drukken. Vakanties, PLB-uren en ziektekostentijd. Zo ook scholing, waarbij kritisch bekeken kan worden welk deel in daluren kan plaatsvinden en welk deel opgenomen moet worden in de bruto-netto factor.
  5. Streef continu naar verbetering: hoe zorgen we voor de juiste mensen op de juiste plek op het juiste moment? Zijn de werkprocessen op orde? Is het roosterproces professioneel ingericht? Wordt er actief bijgestuurd op basis van actuele forecasts? En worden de voordelen van flexibilisering benut?
  6. Review de afwijking op de begroting regelmatig; niet alleen op over- en onderschrijding van kosten, maar ook op ontwikkeling van de zorgvraag. Beoordeel dus zowel de vraag als het aanbod.
  7. Denk ook eens na over de langere termijn en maak een strategische personeelsplanning. Welke toekomstscenario’s zijn er? Hoe spelen we in op ontwikkelingen rondom functiedifferentiatie, arbeidsmarkt, vergrijzing, mobiliteit en schoolverlaters?
  8. Blijf aandacht houden voor signalen van over- en onderstaffing die komen vanuit patiënt, medewerker én financiën. Voer bijvoorbeeld eens een werkdrukmeting uit. Dit kan vrij eenvoudig door verpleegkundigen te vragen hoe de werkdruk was in de dienst middels een stoplichtrapportage. (tip: gevalideerd werkdruk meten? Kijk eens naar de NASA task load index)

En tot slot: moeten we in deze tijden van de tekorten eigenlijk niet heel blij zijn wanneer we onze portemonnee leeg hebben aan het eind van het jaar?

Carmen van der Mark, consulant
c.vdmark@performation.com