Ziekenhuizen en zorgverzekeraars zijn elk jaar veel tijd en geld kwijt aan achteraf controles op declaraties, via onder andere het zelfonderzoek en de materiële controles. In plaats van achteraf controle op gedeclareerde producten, streeft de branche nu naar het continu monitoren van het proces van registratie tot facturatie zodat onrechtmatige declaraties worden voorkomen. Dit proces heet Horizontaal Toezicht. 

Horizontaal Toezicht is een vorm van samenwerking tussen de zorgverzekeraars en een zorgaanbieder die steunt op vertrouwen en transparantie, door zich te richten op de rechtmatigheid van de zorguitgaven.

Om zorgprofessionals hierover meer uitleg te geven, organiseerde Performation HOTflo het op 27 juni het event ‘Horizontaal Toezicht – Uitdagingen en ervaringen uit de praktijk’. Tijdens dit event kregen de gasten ook te horen hoe andere ziekenhuizen het aanpakken en tegen welke uitdagingen ze aanlopen.

Martijn van Marle hield namens CZ een presentatie over de transitie naar Horizontaal Toezicht.

Totstandkoming factuur

Martijn van Marle hield namens CZ een presentatie over de transitie naar Horizontaal Toezicht. Martijn benadrukte dat overgaan op Horizontaal Toezicht ook voor de zorgverzekeraars een ingrijpende verandering is. Daarnaast belichtte Martijn waarom het voor een ziekenhuis belangrijk is om over te willen stappen op Horizontaal Toezicht. Ja, u leest het goed: te willen, want de overstap naar Horizontaal Toezicht is niet verplicht. De essentie van Horizontaal Toezicht ligt bij de totstandkoming van de factuur, want als een ziekenhuis goed op de hoogte is van de totstandkoming van het factuur, is het uiteindelijke niet meer nodig om het factuur zelf te controleren.

Een andere fijne bijkomstigheid is, dat een ziekenhuis op den duur geen zelfonderzoek meer uit hoeft te voeren en daarmee zich dus echt kan focussen op procesverbetering in plaats van retrospectieve controles. De overgang naar HT betreft echt een fundamentele verandering van de organisatie die breed gedragen dient te worden. Te weinig steun vanuit de interne organisatie, is volgens Martijn dan ook de grootste bedreiging voor het realiseren van horizontaal toezicht. Je kunt dit niet met één afdeling doen. CZ is er in ieder geval klaar voor en hoopt snel veel ziekenhuizen te kunnen ondersteunen bij dit traject.

 

Martijn van Marle hield namens CZ een presentatie over de transitie naar Horizontaal Toezicht.
Martijn van Marle hield namens CZ een presentatie over de transitie naar Horizontaal Toezicht.

Betrek de organisatie erbij

Brigitte Lageweg-Leushuis is werkzaam bij het ZGT: één van de ziekenhuizen die al volledig over is op Horizontaal Toezicht. Aangezien zij het traject al hebben doorlopen, kon ze goed toelichten wat wel en vóóral niet moet gebeuren om de implementatie succesvol te laten verlopen. Wat vrij snel ter sprake kwam, en wat Martijn ook al benoemde, is dat het implementatietraject gedragen moet worden door de hele organisatie. Het raakt namelijk iedereen, niet alleen de zorgadministratie. Dus betrek de Raad van Bestuur, de vakgroephoofden en de registratiemedewerkers op de afdelingen, want zonder hen gaat het niet lukken.

De belangrijkste tip van Brigitte: begin! Ook al heb je niet direct de tijd en capaciteit om het geheel uit te rollen, maak in ieder geval een start. Elke stap in overgaan op Horizontaal Toezicht is er één. Beleg een signaleringslijst bij de bron, ook al is het er maar één. Het draagt namelijk bij aan een betere financiële positie van het ziekenhuis en je kunt tijdig bijsturen, omdat bepaalde knelpunten al vroegtijdig gesignaleerd worden.

Gegegevensgerichte steekpoeven

Roos van Oort gaf een demo over de Steekproefmodule die Performation aanbiedt in Notiz. De module is, in samenwerking met ZGT, speciaal ontwikkeld voor Horizontaal Toezicht. Middels de module is het mogelijk om gegevensgerichte steekproeven te doen over een geselecteerde periode. Ziekenhuizen kunnen met die steekproeven aantonen dat de registratie risico’s voldoende worden afgedekt door de ingestelde beheersmaatregelen en dat daarmee het proces goed is ingericht. Daarnaast is het voor de organisatie ook waardevol om registratierisico’s te kunnen identificeren en indien noodzakelijk, aanpassingen door te voeren in de organisatie.

Inzicht in registratiekwaliteit

Tot slot gaven Caj Oosters van het UMC Utrecht en Roos Klever van Performation een presentatie over het gebruik van dashboarding in het kader van HT. Dashboarding speelt een belangrijke rol bij het verwerven van inzicht in de registratiekwaliteit. Met dat inzicht worden de risico’s binnen de registratie geïdentificeerd zodat men kan bijsturen. De huidige dashboard zijn ontwikkeld met  input van het UMC Utrecht en zullen beschikbaar worden in het nieuwe ‘Notiz’.

Caj belichte op humoristische wijze de complexiteit van dashboarding: Wat zeggen de cijfers precies? Om iets zinnigs te kunnen zeggen over de registratiekwaliteit, moet het aantal fouten bijvoorbeeld worden afgezet tegen de productie. En hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat mensen zich aangesproken voelen? Zonder de situatie waarbij overal een verklaring voor vinden is, maar het probleem blijft bestaan.

Roos Klever toonde tot slot een aantal KPI’s die Performation heeft ontwikkeld in samenwerking met het UMC Utrecht, en onderdeel zullen worden van de nieuwe dashboards in Notiz. Dit onderwerp zorgde voor een interessante discussie met de deelnemers uit de zaal: welke KPI’s zijn waardevol? Hoe gebruik je deze KPI’s als stuurmiddel? Performation zal een klankbordgroep opzetten om samen met de klanten na te denken over wat er precies in het dashboard moet zitten en waarom.

Dank aan de sprekers en deelnemers

Het was een leerzame dag, Performation HOTflo wil nogmaals de sprekers bedanken voor hun bijdrage en de deelnemers voor hun waardevolle aanwezigheid.

https://performation.com/wp-content/uploads/2019/07/Milou.jpg
Milou Rossenaar Auteur

Milou is zorgconsultant bij Performation HOTflo in het Zorgregistratie-team.

VIDEO

Ondersteuning bij steekproeven

Horizontaal Toezicht is een vorm van samenwerking tussen zorgverzekeraars en zorgaanbieders over de juistheid van zorgdeclaraties. Nieuw hierin is de Steekproefmodule, die ondersteunt in het nemen van steekproeven op registratiedata waar het ziekenhuis onvoldoende beheersmaatregelen heeft om registratierisico’s af te dekken.

Bekijk hoe de Steekproefmodule werkt