Ziekenhuizen zijn reusachtige organisaties met vaak duizenden medewerkers. De hele dag door worden op alle afdelingen en niveaus beslissingen genomen die invloed op elkaar kunnen hebben. Men is zich dat niet altijd bewust of overziet de consequenties onvoldoende, waardoor er problemen kunnen ontstaan qua werkdruk, serviceniveau, kwaliteit en doorstroming. Hoe krijg je daar als organisatie grip op?

 

We nemen als voorbeeld een dinsdag dat het op de verpleegafdeling orthopedie zo druk is, dat het voor de verpleegkundigen voelt alsof ze geen controle over de situatie hebben. Wat is daarvan de oorzaak?

Een verpleegkundige meld zich ’s morgens ziek. Het is een warme, zonnige dag en eerder die dag zijn twee zwaargewonde motorrijders op de SEH binnengebracht. Bovendien hebben de chirurgen die dag een OK-sessie gegeven aan de orthopedie, vanwege een teamuitje. Al deze gebeurtenissen leidden deze dinsdag tot een enorme piek op de verpleegafdeling orthopedie. Er kwamen namelijk meer OK-patiënten binnen, de twee motorrijders moesten er ook nog een plek krijgen en dat terwijl er die dag een verpleegkundige minder aan het bed stond.

Deze problemen hadden voorkomen kunnen worden door beter te sturen op capaciteit. Om dit systematisch, efficiënt en effectief te doen, onderscheiden we vier niveaus die samen het besturingsraamwerk capaciteitsmanagement vormen:
1) strategische capaciteitsplanning,
2) tactische capaciteitsplanning,
3) operationele capaciteitsplanning en
4) operationele capaciteitssturing.

We lopen ze een-voor-een langs.

Strategische capaciteitsplanning

Ieder jaar bepaal je als ziekenhuis op strategisch niveau hoeveel capaciteit (mensen en middelen) je nodig hebt om de gewenste zorg te kunnen leveren. Dat wensenlijstje is tot stand gekomen op basis van onder andere productiecijfers in het verleden, afspraken met zorgverzekeraars en eventuele speerpunten die je jezelf als ziekenhuis stelt. Concreet houdt dit in, dat je bepaalt hoeveel patiënten van welke patiëntengroepen je gaat helpen en welke behandelingen daarbij horen. Bijvoorbeeld dat je bij de orthopedie duizend mensen met heupklachten een nieuwe heup geeft.

Het resultaat van deze stap op strategisch niveau is een capaciteitsbegroting en een jaarplan, waarbij productie, capaciteit en financiën optimaal op elkaar zijn afgestemd.

Tactische capaciteitsplanning

Vervolgens zoom je periodiek op tactisch niveau in op de haalbaarheid van je strategische doelen. Loopt alles nog volgens planning of moet de koers worden bijgesteld? Terug naar de casus. De OK-sessie die de orthopedie van de chirurgie overnam, kwam goed uit, omdat ze achterliepen op het strategisch gestelde doel van duizend nieuwe heupen per jaar. Op tactisch niveau werd dus besloten extra OK-sessies in te plannen, alleen werd die bewuste dinsdag onvoldoende rekening gehouden met de gevolgen voor de kliniek. Dit had voorkomen kunnen worden in de volgende stap: de operationele capaciteitsplanning.

Operationele capaciteitsplanning

Zodra op tactisch niveau alles bepaald is, gaat de operationele capaciteitsplanning van start. Dit houdt in dat artsen, verpleegkundigen, ondersteunend personeel, opnames, operaties en afspraken daadwerkelijk worden ingepland. Dit gebeurt op systematische wijze en in onderlinge samenhang, zodat vraag en aanbod, mensen en middelen optimaal op elkaar zijn afgestemd en er zo min mogelijk verspilling optreedt. In het geval van de casus ging het hier mis. Er werden heupoperaties verricht door de orthopedisch chirurg, terwijl er onvoldoende capaciteit was op de verpleegafdeling. Die dag was er wel ruimte geweest op de dagbehandeling. Had de orthopedie polsoperaties verricht bij patiënten die in dagbehandeling worden verpleegd, dan was er geen vuiltje aan de lucht geweest. De problemen hadden dus met de juiste operationele capaciteitsplanning voorkomen kunnen worden.

Operationele capaciteitssturing

Ondanks dat alles gepland en op elkaar afgestemd is, kunnen er altijd onvoorziene omstandigheden optreden die bijsturing in de capaciteit vereisen. We noemen dit operationele capaciteitssturing. Als er tijdig was bijgestuurd op capaciteit, hadden de problemen op de verpleegafdeling orthopedie die dinsdag minder groot geweest. Ga je dat proces namelijk ontrafelen, dan zie je dat een aantal gebeurtenissen waren te voorzien. Het was al een paar dagen bekend dat de weersverwachtingen goed waren en dat mooi weer het risico op ongelukken vergroot. Ook was het overdragen van de OK-sessie naar de orthopedie al een paar weken bekend. Nu werd er ad hoc gereageerd – en zo gaat het vaak in ziekenhuizen – maar men had ook een paar dagen eerder kunnen inzoomen. Dan had men ruim de gelegenheid gehad om op basis van de beschikbare informatie de juiste afwegingen en beslissingen te nemen, rekening houdend met de onderlinge samenhang tussen afdelingen.

Waar begin je?

We hebben uitgelegd wat capaciteitsmanagement inhoudt en hoe je erop stuurt. De vraag die rest is: waar begin je?

Omdat het capaciteitsraamwerk een cirkel vormt, maakt het eigenlijk niet uit waar je insteekt. Het ene ziekenhuis begint met een strategisch kader, terwijl een ander ziekenhuis start vanuit de operationele planning. Die laatste keuze lijkt misschien minder logisch, maar daar komt tot uiting wat je op alle andere niveaus hebt laten liggen en dat biedt een goede basis om vanuit te gaan leren. En waar je ook begint als ziekenhuis, na de operationele capaciteitssturing volgt een evaluatiefase. Daarin stel je jezelf de vraag of je het hebt aangepakt zoals je het wilde doen. Wat ging goed, wat niet? En hoe kun je hiervan leren, zodat het de volgende keer nog beter gaat? Deze fase is essentieel, want door systematisch terug te blikken, creëer je voorwaarden om continu te verbeteren en grip te houden op je prestaties, zorgverlening en capaciteit.

WHITEPAPER | INTEGRAAL CAPACITEITSMANAGEMENT IN HET ZIEKENHUIS

De kracht van een Hospital control center

Continu inzicht in vraag naar en aanbod van capaciteit is cruciaal om goed zicht te hebben op de in-, door- en uitstroom van patiënten, maar ook op de samenhang tussen de diverse capaciteiten. Dit biedt een Hospital control center (HCC).
Deze whitepaper geeft inzicht in de toegevoegde waarde van een HCC en hoe het ziekenhuis komt tot een succesvolle implementatie. Ook lees je ervaringen van ziekenhuizen en krijg je een blik in de toekomst.